Zamknięcie roku obrotowego – sprawozdanie finansowe bez tajemnic

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który biura rachunkowe w swojej praktyce przygotowują rutynowo. Dziś wyjaśniam, w jaki sposób ono powstaje i co się z nim dzieje – krok po kroku.

Sprawozdanie finansowe okiem księgowego

1. Kto sporządza sprawozdanie, kto jest za nie odpowiedzialny ?

Sprawozdanie finansowe sporządzają te jednostki, które podlegają Ustawie o rachunkowości. Zwolnione z jego przygotowania są zatem: osoby fizyczne, spółki partnerskie i spółki cywilne oraz jawne osób fizycznych, jeżeli ich przychody nie przekroczyły w poprzednim roku obrotowym 1.200.000 euro (przyjmuje się kurs NBP z dnia 1 października poprzedniego roku obrotowego). Ale już jednostki, których przychody netto w 2015 roku wyniosły 5.092.440 zł, będą zobowiązane do złożenia sprawozdania za 2016 rok.

Natomiast personalnie, obowiązek sporządzenia sprawozdania spoczywa de facto na głównym księgowym jednostki zaś de iure – na kierowniku jednostki. Jeśli funkcje kierownicze w jednostce sprawuje organ wieloosobowy i nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 ust. 5). Ilustruje to poniża tabela.

W szczególnych przypadkach sprawozdanie sporządza likwidator, syndyk bądź zarządca ustanowiony w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
Dopuszcza się możliwość odmowy podpisu pod sprawozdaniem finansowym (art. 52 ust. 2), jednakże wymagane jest wówczas pisemne uzasadnienie, które winno być załączone do sprawozdania.

2. Sporządzenie sprawozdania finansowego

Dokument sporządza się w języku polskim i w polskiej walucie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych i nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki, dane liczbowe można zaokrąglić do pełnych tysięcy. Winien być on sporządzony zgodnie z polityką rachunkowości i podpisany przez osobę/y odpowiedzialną/e oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

3. Co się składa na sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie to obejmuje: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową (obejmuje ona wprowadzenie do sprawozdania), a także informacje pomocnicze i objaśnienia. Ponadto, jednostki wymienione w art. 64 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, których sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu i ogłaszaniu, ujmują w nim zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym wraz z rachunkiem przepływów pieniężnych.

Ponadto art. 49 wskazuje jednostki, które mogą być również zobowiązane do złożenia sprawozdania z działalności; są to:

• spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne.

Obowiązek ten od 2016 roku obejmuje również:

• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki jawne i komandytowe (jeśli wszystkimi wspólnikami obarczonymi nieograniczoną odpowiedzialnością są spółki kapitałowe),
• spółki z innych państw o zbliżonej formie prawnej.

Należy również pamiętać, że forma sprawozdania z działalności może wynikać z odrębnych ustaw.

4. Badanie sprawozdania

Badaniu podlegają jednostki, które ustawodawca bezpośrednio wskazuje w art. 64 oraz te, które spełniają dwa z trzech wymienionych w ustawie warunków:

średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła co najmniej równowartość 2.500.000 euro w polskiej walucie,
przychody netto (obejmujące sprzedaż towarów, produktów i przeprowadzone operacje finansowe w danym roku obrotowym) były równowartością co najmniej 5.000.000 euro w przeliczeniu na polską walutę (przyjmuje się kurs na dzień bilansowy z roku poprzedniego).

Wyboru biegłego rewidenta nie może dokonać zarząd jednostki, robi to organ zatwierdzający sprawozdanie, chyba że umowa, statut lub inne akty prawne nakazują inne postępowanie. Jednak już podpisania umowy dokonuje kierownik jednostki. Powinien on udostępnić biegłemu księgi rachunkowe wraz z całą dokumentacją źródłową, udzielić wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń oraz upoważnić do uzyskiwania informacji związanych z badaniem od kontrahentów, banków, radców prawnych.

Umowa powinna być zawarta w takim terminie, aby umożliwić biegłemu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Jednostki podlegające badaniu powinny wybrać audytora do końca IV kwartału bieżącego roku.

5. Zatwierdzenie sprawozdania

Zatwierdzeniu podlega tylko i wyłącznie roczne sprawozdanie przedsiębiorstwa, chyba że jest ono w upadłości lub jest oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego (w takim wypadku za zatwierdzone uznaje się te pod datą zatwierdzenia łącznego sprawozdania przedsiębiorcy zagranicznego). Samo zatwierdzenie musi dokonać się w ciągu 6 miesięcy od dnia sporządzenia. Organem zatwierdzającym w przedsiębiorstwach prywatnych są właściciele.

Samego zatwierdzenia należy dokonać poprzez uchwałę lub oświadczenie woli.

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, jednostka składa dokument niezatwierdzony. Od momentu zatwierdzenia jednostka ma 15 dni na ponowne złożenie sprawozdania do KRS. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone, nie można dokonać podziału zysku/pokrycia straty.

6. Złożenie sprawozdania – KRS

Sprawozdanie finansowe należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia i nie później niż do 15 lipca (jeżeli rok obrotowy kończy się 31. 12. 20XX). jest to obowiązek kierownika jednostki. Powinien on także załączyć do sprawozdania, jeżeli podlegało ono badaniu, opinię biegłego, odpis uchwały o zatwierdzeniu tego dokumentu, odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty i ewentualnie sprawozdanie z działalności.
W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego musimy liczyć się z grzywną bądź nawet z wyrejestrowaniem spółki z KRS.

7. Ogłoszenie sprawozdania – MSiG

Obowiązek ten dotyczy tych jednostek, których sprawozdania podlegają badaniu (wymienione w art. 64), a nie podlegają wpisowi do KRS. W przypadku pozostałych – ogłoszenie następuje automatycznie wraz ze złożeniem sprawozdania do KRS. Dokument winien być ogłoszony również w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, jednak nie później niż do 15 lipca (jeżeli rok obrotowy kończy się 31. 12. 20XX).

8. Fiskus – podatnicy podatku od osób prawnych

Podatnicy podatku od osób prawnych są zobowiązani do złożenia zeznania podatkowego do końca trzeciego miesiąca roku następnego. Samo sprawozdanie natomiast musi zostać przekazane w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia (nie składa się sprawozdania z działalności ani odpisu uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty).

9. Fiskus – podatnicy podatku od osób fizycznych

Osoby fizyczne i wspólnicy spółek osobowych, którzy prowadzą księgi rachunkowe, załączają sprawozdanie finansowe do rocznego zeznania podatkowego. Czas na złożenie zeznania mija wraz z końcem kwietna następnego roku. W przypadku osób fizycznych nie ma możliwości wyboru roku innego roku podatkowego niż kalendarzowy.

10. Przechowywanie sprawozdania

Sprawozdanie podlega nieograniczonemu w czasie okresowi przechowywania. Jeżeli jest przechowywanie poza siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu, jednostka jest zobowiązana powiadomić odpowiedni urząd skarbowy.
UOR, KSH, PDOF, PDP.