Usługi rachunkowe, obejmujące prowadzenie pełnej księgowości, przewidują również przygotowywanie bilansu jako jednego z dokumentów należących do kategorii sprawozdań finansowych. W księgowości to bilans otwarcia/zamknięcia roku podatkowego jest zwieńczeniem prowadzenia ewidencji majątku finansowego. Prezentowane struktury aktywów, jak i pasywów są ogólne i mogą – a nawet powinny – być uzupełniane i uszczegółowiane w zależności od charakteru podmiotu, dla którego sporządzany jest bilans.
Bilans księgowy: aktywa
Aktywami nazywane są te elementy przedsiębiorstwa, które wpływają bezpośrednio na możliwość realizacji jego statutowej działalności, jaką może być generowanie sprzedaży (przychodów) w przypadku przedsiębiorstwa handlowego czy też możliwość obsługi petentów w przypadku jednostki typu non-profit. Aktywa oczywiście różnią się od siebie, a i sposób ich klasyfikacji prezentuje się w zróżnicowany sposób. Jednakże w przypadku aktywów widzianych z perspektywy bilansowej, widoczny jest ich podział ze względu na możliwość ich upłynnienia – sortując od najmniej płynnych do najbardziej płynnych oraz ze względu na okres ich użytkowania – tu miarą umowną jest jeden rok. Z tego względu aktywa użytkowane krócej stanową aktywa obrotowe – na przykład:
- należności krótkoterminowe,
- inwestycje krótkoterminowe,
- krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Natomiast aktywom użytkowanym dłużej przypisuje się status trwałych; mogą to być:
- wartości niematerialne i prawne – zalicza się do nich przede wszystkim różnego rodzaju licencje, w tym oprogramowanie i patenty. Należy zauważyć, że wartości niematerialne i prawne są
- pierwszą kategorią aktywów trwałych, a oznacza to, że są to elementy najtrudniej zbywalne przed podmiot – często w drodze licencji nie można ich w ogóle zbywać;
- rzeczowe aktywa – przypisać tu należy wszelkiego rodzaju rzeczy, których okres eksploatacji jest dłuży od jednego roku – na przykład samochody, budynki, maszyny produkcyjne, grunty;
- należności długoterminowe – to wszelkie środki pieniężne, które są własnością firmy, ale nie zostały jeszcze uregulowane przy czym czas oczekiwania na regulację jest dłuższy od roku;
- inwestycje długoterminowe,
- międzyokresowe rozliczenia długoterminowe.
Bilans księgowy: pasywa
Pasywa są kategorią opisującą źródło pochodzenia majątku danego podmiotu. Pewna rozbieżność i ich nazywaniu – kapitał własny lub fundusz własny – wynika z formy organizacyjnej podmiotu, dla którego przygotowywany jest bilans.
Przegląd pasywów oznacza ich uszeregowanie wynikające z pochodzenia majątku: czy są one własne, czy obce (zobowiązania) oraz – tak jak w przypadku aktywów – wyszczególnienie długości czasu ich pozostawania do dyspozycji podmiotu.
Roczne podsumowanie kapitału własnego obejmuje stan:
- funduszu: podstawowego, zapasowego, aktualnej wyceny,
- zyski z lat ubiegłych,
- zyski i straty netto.
Natomiast w zestawieniu zobowiązań i rezerw na zobowiązania ujęte zostają:
- rezerwy na zobowiązania, zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe,
- rozliczenia międzyokresowe.
Złota zasada bilansowa
Pracownicy biur rachunkowych, wiedzą, że najważniejszym elementem bilansu jest złota zasada bilansowa, zgodnie z którą suma aktywów jest zawsze równa sumie pasywów. Sztuką prawidłowo prowadzonej działalności, a w tym i księgowości, jest balansowanie strukturą aktywów i pasywów. Przyjęto, że stabilność finansowa podmiotu jest zachowana, jeżeli fundusze (kapitał) własny w pełni pokrywa aktywa trwałe podmiotu. Ale jest to kwestia prawidłowego zarządzania strukturą kapitału przedsiębiorstwa, stanowi zatem domenę dyrektora finansowego lub w przypadku mniejszych firm – głównego księgowego – zależy zatem od ich kompetencji i doświadczenia.