Przed 2014 r. podatnicy sprzedający towary lub świadczący usługi musieli wystawić fakturę VAT w terminie do 7 dni od daty wydania towaru albo wykonania usługi. Powodowało to często przesunięcie powstania obowiązku podatkowego o miesiąc, a nawet o kwartał.
W dniu 1 stycznia 2014 r. na gruncie podatku VAT weszły w życie między innymi zmiany w zakresie terminów wystawiania faktur oraz możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem sprzedaży, a przede wszystkim nastąpiło oderwanie momentu powstania obowiązku podatkowego od daty wystawienia faktury.
W tym artykule wyjaśniamy podstawowe zasady dotyczące terminów wystawiania faktur. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu z naszym biurem w Serocku.
Powstanie obowiązku podatkowego nie jest zależne od daty wystawienia faktury
Moment powstania obowiązku podatkowego w VAT jest istotny zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Sprzedawcy zależy bowiem na uniknięciu zaległości podatkowych, a klientowi na możliwości odliczenia VAT od zakupu. Dlatego prawidłowe ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego jest bardzo ważne.
Wedle obecnych przepisów, moment ten jest uzależniony od terminów wykonywanych transakcji, które są także wyznacznikiem terminu wystawienia faktury. Kwestię tą reguluje brzmienie art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, według którego obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usług. Data wystawienia faktury nie ma już zatem, co do zasady, znaczenia dla momentu powstania obowiązku zapłaty podatku. W odróżnieniu więc do poprzednich regulacji, wystawienie faktury po zakończeniu miesiąca nie przenosi już obowiązku zapłaty podatku na następny okres.
Wystawienie faktury po dokonaniu dostawy towaru, wykonaniu usługi lub otrzymaniu całości lub części zapłaty
Od 2014 r. zasadą stało się wystawianie faktur nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru albo wykonano usługę. Zasada ta dotyczy także przypadku, w którym otrzymano całość lub część zapłaty; np. zaliczkę. Wówczas fakturę zaliczkową wystawić trzeba w terminie do 15-tego dnia miesiąca, następującego po miesiącu w którym otrzymano płatność.
W niektórych przypadkach, w drodze wyjątku od ww. reguły, wprowadzono szczególne terminy wystawienia faktur. Mowa tu o sytuacjach, w których fakturę należy wystawić nie później niż:
- 7-ego dnia od dnia zwrotu opakowania określonego w umowie, dla niezwróconych opakowań kaucyjnych;
- 30-tego dnia od dnia wykonania usług budowlanych albo budowlano-montażowych;
- 60-tego dnia wydania towarów w przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych – a w przypadku gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120-tego dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
- 90-tego dnia od dnia wykonania czynności w przypadku drukowania książek (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług;
- z upływem terminu płatności w przypadku wystawienia faktury z tytułu: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług: telekomunikacyjnych ,dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej oraz usługi sanitarne, z zakresu handlu wodą, oczyszczania ścieków, kontroli zanieczyszczeń, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT stanowiących import usług.
Chwila wystawienia faktury w powyższych wypadkach, wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli przedsiębiorca nie wystawi jednak faktury albo wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu wystawienia faktury. Jeżeli chwila ta nie jest jednak określona ustawowo, to powstaje on z chwilą upływu terminu płatności.
Wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty
Od 2014 r. istnieje możliwość wystawiania faktur w terminie wcześniejszym, tj. do 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi (czyli po prostu dokonaniem sprzedaży) albo przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty. Przepis art. 106i ust. 8 ustawy o VAT, określa jednak wyjątki od tego uprawnienia dla określonego katalogu transakcji, w których faktura zawiera informację dotyczącą okresu rozliczeniowego. Do transakcji tych należą:
- usługi i dostawa towarów (z wyjątkiem dostawy towarów na podstawie umowy dzierżawy, najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej na czas określony lub umowy sprzedaży na warunkach odroczonej płatności, jeżeli umowa przewiduje, że w następstwie normalnych zdarzeń przewidzianych tą umową lub z chwilą zapłaty ostatniej raty prawo własności zostanie przeniesione), dla których w związku ze świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, i które uznaje się za wykonane z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia;
- usługi i dostawa towarów (z wyjątkiem dostawy towarów na podstawie umowy dzierżawy, najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej na czas określony lub umowy sprzedaży na warunkach odroczonej płatności, jeżeli umowa przewiduje, że w następstwie normalnych zdarzeń przewidzianych tą umową lub z chwilą zapłaty ostatniej raty prawo własności zostanie przeniesione) świadczone w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla których w związku z ich świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, i które uznaje się za wykonane z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia;
- dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
świadczenie usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz usług sanitarnych, z zakresu handlu wodą, oczyszczania ścieków, kontroli zanieczyszczeń, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT stanowiących import usług.
Ważne jest, że w przypadku gdy transakcja wynikająca z faktury wystawionej przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty, nie zostanie zrealizowana w ciągu 30 dni pomimo wystawienia faktury, wówczas podatnik powinien liczyć się z konsekwencjami karno-skarbowymi – tj. karą grzywny wynikającą z art. 62 ust. 1 kodeksu karnego skarbowego. Aby uniknąć poniesienia odpowiedzialności karno-skarbowej istnieje możliwość anulowania faktury, która nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego. Jest to praktyka powszechnie stosowana i akceptowana przez organy podatkowe. W sytuacji jednak, gdy wystawiona faktura została przekazana nabywcy (a więc wprowadzona do obrotu prawnego), powinna zostać wystawiona faktura korygująca „do zera”. Jeśli taka korekta nie zostanie dokonana, to na podstawie art. 108 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany do odprowadzenia podatku należnego z tej faktury. Korekta powinna zostać sporządzona także w sytuacji, gdy do sprzedaży doszło, ale został przekroczony 30-dniowy termin.
