Wybór uproszczonej formy księgowości ułatwia życie wielu przedsiębiorcom. Mniejsza ilość dokumentacji oraz brak konieczności rozkładania każdej kwoty na czynniki pierwsze, znacznie ogranicza czas potrzebny do uzupełnienia pustych tabel. Takie rozwiązanie nie zawsze jednak jest optymalne, ponieważ ogranicza ilość informacji o aktualnej sytuacji finansowej firmy. Wybór odpowiedniej formy rozliczenia to decyzja, od której może zależeć finansowa przyszłość naszej firmy.
Ograniczenia w wyborze
Wśród używanych obecnie modeli rozliczeń podatkowych, wyróżnia się pełną księgowość i uproszczoną. Ta pierwsza może być prowadzona w każdej firmie, nie ma żadnych ograniczeń, które wykluczałyby tę możliwość w niektórych przedsiębiorstwach. Prowadzenie księgowości w uproszczonej formie przeznaczone jest z kolei dla działalności gospodarczych, które spełniają określone warunki. Wśród form prowadzenia uproszczonej księgowości można wyróżnić:
- księgę przychodów i rozchodów,
- kartę podatkową,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Każda z tych form wyróżnia się nieco inną formą prowadzonej dokumentacji oraz różnymi sposobami wyliczania podatku dochodowego. Najmniejsze ograniczenia ma prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Aby możliwe było skorzystanie z tego modelu księgowości, roczny dochód przedsiębiorstwa nie może przekraczać równowartości 2 milionów euro; ważne jest także to, aby firma nie należała do kategorii spółek handlowych. Prosta forma prowadzenia działalności oraz stosunkowo niewielkie ograniczenia powodują, że KPiR jest najpopularniejszym modelem prowadzenia uproszczonej księgowości.
Zalety i wady uproszczonej księgowości
Sekret tego rozwiązania podatkowego kryje się już w jego nazwie – prowadzenie uproszczonej księgowości jest po prostu łatwe. W zależności od wybranej formy, w dokumentacji należy jedynie ewidencjonować przychody firmy lub przychody i koszty prowadzenia działalności. Na podstawie tych informacji ustalana jest kwota podatku dochodowego, którą należy uiścić.
Taka forma rozliczeń niesie za sobą stosunkowo niewiele informacji dla przedsiębiorcy. Na jej podstawie nie można dokonać pełnej analizy sytuacji finansowej firmy. Prowadzenie uproszczonej formy księgowości nie zwalnia również od obowiązku znajomości prawa podatkowego – gwałtowne zmiany przepisów prawnych mogą skutkować naliczeniem kar finansowych za nieświadome błędy.
Skomplikowana, pełna księgowość
Za największą wadę pełnej księgowości można z pewnością uznać rozbudowaną dokumentację. Prowadzenie tej formy ewidencji wymaga ogromnej wiedzy i doświadczenia, więc samodzielne jej prowadzenie jest prawie niemożliwe. Niemal konieczne staje się w tej sytuacji skorzystanie z pomocy biura rachunkowego lub zatrudnienie wykwalifikowanej księgowej. Ta forma dokumentacji nakłada na przedsiębiorcę dodatkowe zobowiązania wynikające z ustawy o rachunkowości.
Mimo trudnej i rozbudowanej formy, pełna księgowość pozwala doskonale kontrolować stan finansów firmy. Dzięki ewidencji każdej, nawet najmniejszej operacji finansowej, ten sposób rozliczenia pozwala na znacznie bardziej świadome zarządzanie portfelem firmy i planowanie kolejnych inwestycji.
Wybór modelu prowadzenia księgowości jest kluczową kwestią w organizacji finansów firmy. Ograniczenia stosowania konkretnych typów ewidencji sprawiają, że wiele firm jest zobowiązanych do prowadzenia pełnej dokumentacji. Często jednak może okazać się, że pełna księgowość jest korzystniejsza również dla małych firm. Ostateczną decyzję warto podjąć po przeanalizowaniu zysków i strat.
