Aby zrozumieć zasady rozliczania podatków VAT i PIT należy najpierw mieć jasność kim jest mały, a kim duży podatnik. Jest to o tyle istotne, że przynależność przedsiębiorcy do jednej z tych dwóch grup, stanowi punkt wyjścia dla wyboru formy rozliczania się z podatków.
Kim jest mały podatnik, a kim duży i jak ich rozróżnić?
O tym kim jest mały podatnik VAT pisaliśmy szerzej w artykule Kim jest mały podatnik VAT i jakie ma uprawnienia? Poruszyliśmy w nim także kwestię rozliczania podatku VAT metodą kasową, która przysługuje małemu podatnikowi VAT. Wyjaśniliśmy na czym ona polega, z jakimi obowiązkami się wiąże i w jaki sposób z niej skorzystać. Dlatego też tematyki tej nie będziemy poruszali w tym artykule.
Także na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) funkcjonuje definicja małego podatnika. Zgodnie z art. 5a pkt 20 ustawy o PIT, małym podatnikiem PIT jest podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro (a więc takiej samej, jaką posługuje się ustawa o VAT). W związku z tym, że przeliczenia powyższej kwoty na polskie złote dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego w zaokrągleniu do 1.000 zł (a więc jest ona uzależniona on kursu euro), każdego roku kwota uprawniająca do uzyskania statusu małego podatnika PIT jest inna. W 2016 r. jest to kwota 5.092.000 zł, zaś w 2015 r. wynosiła ona 5.015.000 zł.
Jak już wspomnieliśmy, limit powyższy jest identyczny dla celów podatku VAT, w obrębie którego funkcjonuje także odrębny limit 45.000 euro (czyli 191.000 z w 2016 r. i 188.000 zł w 2015 r.) przewidziany dla podatników prowadzących usługi typu pośrednictwa – tj. przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będącymi agentami, zleceniobiorcami lub świadczącymi usługi o podobnym charakterze (z wyjątkiem komisu).
Ani ustawa o VAT ani ustawa o PIT nie posługują się definicją dużego podatnika. Jest to określenie funkcjonujące potocznie w celu odróżnienia podatników, którzy w przytoczonych powyżej limitach się nie mieszczą, a tym samym nie przysługuje im status małego podatnika. Dla uproszczenia my także będziemy się posługiwali tym określeniem.
Formy rozliczania i zapłaty VAT
Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 99 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) podatnicy VAT są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7 za okresy miesięczne w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. W tym samym terminie są obowiązani odprowadzić podatek należny do zapłaty w kwocie wynikającej ze złożonej deklaracji. Zasadą jest zatem miesięczne rozliczanie VAT zarówno przez małych, jak i dużych podatników. Od tej zasady przewidziane są jednak wyjątki polegające na możliwości kwartalnego rozliczania VAT.
Kwartalne rozliczanie VAT przysługuje:
- małym podatnikom rozliczającym się metodą kasową – której wybór jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem. O tym jakich formalności należy dopełnić, aby skorzystać z kasowej metody rozliczania VAT będzie można przeczytać wkrótce artykule Jak skorzystać z kasowej metody rozliczania VAT? Dodamy tylko, że podatnicy stosujący metodę kasową mają obowiązek składania deklaracji VAT-7K za okresy kwartalne w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie należy wpłacać wynikający z deklaracji VAT należny;
- małym podatnikom rozliczającym się na zasadach ogólnych – czyli małym podatnikom, którzy nie wybrali kasowej metody rozliczania VAT. Jeśli wykonują oni czynności podlegające opodatkowaniu od pewnego czasu i chcieliby zacząć rozliczać się kwartalnie, muszą złożyć stosowne zawiadomienie właściwemu im naczelnikowi urzędu skarbowego. Składa się je nie później niż 25-tego dnia drugiego miesiąca kwartału na formularzu VAT-R, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa. Jeżeli w sposób ten chcieliby rozliczać się podatnicy rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu, powinni oni złożyć ten sam formularz w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli wykonywanie tych czynności. Mali podatnicy, którzy zdecydowali się na kwartalne rozliczanie podatku VAT, obowiązani są składać deklaracje za okresy kwartalne VAT-7K w terminie do 25-tego dnia miesiąca, następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie zobowiązani są do zapłaty podatku wynikającego z deklaracji;
- dużym podatnikom – którzy aby uzyskać możliwość kwartalnego rozliczania VAT powinni dokonać pisemnego zawiadomienia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w sposób analogiczny jak mali podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (patrz wyżej).
Duży podatnik rozliczający się kwartalnie składa kwartalne deklaracje VAT-7D w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale którego one dotyczą, ale rozlicza się z podatku miesięcznie, a więc wpłaca zaliczki na zobowiązanie podatkowe za pierwsze dwa miesiące kwartału, jeszcze przed złożeniem deklaracji rozliczeniowej za ten kwartał. Miesięczna zaliczka jest wpłacana w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który jest wpłacana. Istnieją dwa sposoby wyliczenia miesięcznych zaliczek na poczet kwartalnej deklaracji VAT:
- Na podstawie obrotu z poprzedniego kwartału. Zaliczkę na podatek za pierwszy oraz za drugi miesiąc kwartału ustala się w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał. Powinna ona być opłacona w terminie do 25-tego dnia miesiąca następującego po każdym z kolejnych miesięcy, za który jest wpłacana. Jeżeli natomiast z deklaracji złożonej za dany kwartał wynika, że zobowiązanie podatkowe nie wystąpi (tj. wykazano nadwyżkę podatku VAT naliczonego nad należnym do zwrotu lub do przeniesienia na kolejne okresy), wówczas kwotę należnego zobowiązania podatkowego przyjmuje się za zerową i nie powstaje obowiązek wpłacenia zaliczek za pierwsze dwa miesiące kwartału. Podatnik może jednak wpłacić dobrowolnie zaliczkę w wysokości faktycznego rozliczenia za miesiąc, za który jest ona wpłacana;
- Na podstawie bieżącego zobowiązania za dany miesiąc, czyli w wysokości faktycznego rozliczenia za miesiąc, za który wpłacana jest zaliczka. Warunkiem dla skorzystania z tej metody obliczania zaliczek, jest złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia najpóźniej z chwilą wpłaty zaliczki za pierwszy miesiąc pierwszego kwartału, od którego zaliczki będą ustalane w ten sposób, jednak nie później niż z upływem terminu do jej zapłaty.
Formy rozliczania i zapłaty PIT
Przedsiębiorcy opodatkowani według skali podatkowej co do zasady opłacają zaliczki na podatek w systemie miesięcznym do 20-tego dnia miesiąca następującego po upływie miesiąca, za który należna jest zaliczka. Jej wysokość ustala się z uwzględnieniem właściwej stawki podatku i wysokości dochodu, który stanowi różnicę między przychodami a kosztami ich uzyskania. Zaliczki miesięczne odprowadzane są na konto urzędu skarbowego w wysokości stanowiącej różnicę między podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego, a sumą zaliczek już odprowadzonych za poprzednie miesiące.
Mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający działalność w pierwszym roku podatkowym mają możliwość wpłacania zaliczek kwartalnie. Wysokość zaliczki ustalana jest w tym wypadku podobnie jak w przypadku zaliczki miesięcznej, a termin jej odprowadzenia upływa 20-tego dnia miesiąca następującego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka.
Dokonanie zmiany sposobu rozliczeń z miesięcznego na kwartalny nie jest możliwe w dowolnym okresie roku podatkowego. Można jej dokonać tylko raz w roku do 20-tego lutego kolejnego roku podatkowego poprzez złożenie we właściwym urzędzie skarbowym pisemnego zawiadomienia w dowolnej pisemnej formie i jednoczesne dokonanie aktualizacji formularza CEIDG-1, w poz. Forma wpłaty zaliczki. Należy jednak pamiętać, że kwartalna forma rozliczeń zarezerwowana jest tylko dla małych podatników i podatników rozpoczynających w danym roku prowadzenie działalności.
Istnieje także forma obliczania zaliczek na podatek dochodowy w sposób uproszczony, tj. w wysokości stałej kwoty ustalanej na podstawie 1/12 podatku należnego, wykazanego w zeznaniu podatkowym, złożonym w poprzedzającym roku podatkowym. Jeżeli jednak w zeznaniu tym nie wykazano podatku do zapłaty, istnieje możliwość wpłacania zaliczek miesięcznych w wysokości 1/12 podatku należnego wynikającego z zeznania złożonego w roku poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata. Jeżeli jednak okaże się, że za ten rok także nie wykazano podatku do zapłaty, nie można skorzystać tej formy wpłacania zaliczek.
Łączenie miesięcznych i kwartalnych form rozliczania podatków
W związku z tym, że VAT i PIT to zupełnie odrębne tytuły rozliczeń, można łączyć różne sposoby rozliczania tych podatków, decydując się np. na kwartalne rozliczanie VAT przy równoczesnym miesięcznym rozliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Istotne jest jednak zawsze zachowanie terminowości w rozliczeniach oraz przekazywaniu wpłat na konto urzędu skarbowego. Wszystkich tych, którzy mają trudności w ustaleniu przejrzystego harmonogramu wykonywania obowiązków publiczno-prawnych zachęcamy do przeczytania artykułu Rozliczenia firmy z Urzędem Skarbowym i ZUS – kompendium lub do kontaktu z naszym biurem Balance Sheet w Serocku.
Należy także pamiętać, że w przypadku przejścia na kwartalne rozliczanie któregokolwiek z podatków, zmianie nie ulega sposób naliczania podatku, a jedynie termin jego rozliczenia i zapłaty.
