Powierzenie rachunkowości zewnętrznej firmie jest rozsądnym posunięciem. Biuro rachunkowe nie tylko zajmie się bieżącymi rozliczeniami podatkowymi, ale również pomoże stworzyć długoterminową strategię finansową firmy. Co jednak grozi nam w przypadku, kiedy specjaliści w dziedzinie księgowości popełnią ryzykowny błąd? Czy grozi nam odpowiedzialność finansowo-karna?
Kosztowne błędy rachunkowe
Prowadzenie pełnej dokumentacji księgowej jest procesem żmudnym i bardzo czasochłonnym. Ogromna ilość przetwarzanych informacji i dokumentów do uzupełnienia sprawia, że ryzyko popełnienia błędu jest całkiem spore. Mimo wielu lat doświadczenia i specjalizacji w zakresie księgowości, pracownikom biura księgowego również może zdarzyć się popełnienie błędu, który zostanie zauważony dopiero przez organy podatkowe. Możliwości popełnienia tego rodzaju błędów jest bardzo dużo. Zawyżenie zwrotu kwoty VAT, zaniżenie zobowiązań podatkowych czy niedokonanie wpłaty któregoś z podatków w wyznaczonym terminie, wiąże się z naliczeniem dużej kary podatkowej. Postępowanie egzekucyjne w takim przypadku może spowodować nawet zajęcie całego majątku przedsiębiorcy.
Współpraca z biurem rachunkowym
Przekazanie prowadzenia dokumentacji podatkowej do zewnętrznej firmy, pozwala przedsiębiorcy skuteczniej rozwijać swoją działalność gospodarczą. Bezgraniczne zaufanie specjalistom z biura rachunkowego może jednak okazać się zgubne dla portfela przedsiębiorstwa, a nawet całego jego funkcjonowania.
Rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym, należy bezzwłocznie poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego, pod który podlega przedsiębiorstwo. Sporządzając stosowną umowę należy od razu pomyśleć o przekazaniu do urzędu skarbowego nazwy biura, jego adresu oraz miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych i innych dokumentów księgowych. Poinformowanie instytucji podatkowej o przekazaniu dokumentacji zewnętrznej firmie, nie implikuje jednak przeniesienia odpowiedzialności podatkowej na tę firmę. Mimo, że dokumentacją finansowo-podatkową zajmuje się pełnoprawne biuro rachunkowe, odpowiedzialność za jego błędy ponosi nadal przedsiębiorca, którego dotyczy ten problem.
Korzystna polisa OC
Odpowiedzialność za błędy popełnione przez biuro rachunkowe, które prowadzi dokumentację księgową danej firmy, dotyczy zawsze przedsiębiorcy, który zlecił zadanie. Kary finansowe wynikające z takich błędów, muszą być więc opłacone właśnie przez zleceniodawcę. Przedsiębiorca może jednak dochodzić swoich praw u źródła problemu. Właśnie takie okoliczności sprawiają, że każde zarejestrowane biuro rachunkowe ma obowiązek posiadania polisy OC. Obowiązkowe ubezpieczenie OC obejmuje jednak odpowiedzialność tylko za część prowadzonej dokumentacji – uregulowania dotyczą głównie księgowości. Dobre biura rachunkowe wybierają pakiet OC powiększony o odpowiedzialność kadrowo-płacową, czyli obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, wynagrodzeń i prowadzenia ewidencji godzin pracy.
Odpowiedzialność finansowa to kolejny z powodów, dla których warto dobrze przemyśleć wybór biura rachunkowego. Dokonanie właściwej decyzji przyniesie ogromne korzyści dla rozwoju Twojej firmy.
