Handel internetowy staje się coraz bardziej rozpowszechnioną formą działalności gospodarczej. Jest to forma wygodna, nie wymagająca wielkich nakładów finansowych i ponoszenia szeregu kosztów, jakie są nieuniknione przy prowadzeniu tradycyjnej firmy. W e-commerce jednak również konieczne jest prowadzenie księgowości. Co w tym aspekcie należy o niej wiedzieć?
Samodzielnie czy na zewnątrz?
Jeżeli uważamy, że podołamy temu wyzwaniu, możemy prowadzić księgowość firmy internetowej samodzielnie. Samodzielnie pracujemy z dokumentami księgowymi, posiłkując się oprogramowaniem udostępnionym online, możemy także uzyskać dostęp do nielimitowanej pomocy z zakresu księgowości i podatków lub prawa pracy. Niestety, nie zawsze będziemy mieć na to czas, poza tym ewentualne błędy mogą nas bardzo drogo kosztować. Może się więc okazać, że samodzielne prowadzenie księgowości to złudna oszczędność. Dlatego lepiej powierzyć je profesjonalistom. Biur rachunkowych na szczęście nie brakuje nigdzie, wystarczy dokonać właściwego wyboru.
Wybierając biuro nie należy kierować się ceną. Nie chodzi bowiem o to, aby usługa była najtańsza, ale o to, aby nasze rozliczenia z fiskusem i innymi urzędami były sporządzane prawidłowo i terminowo. Trzeba też podjąć decyzję, czy nasza księgowość będzie prowadzona online czy stacjonarnie. W każdym przypadku konieczne jest szczegółowe zaznajomienie się z ofertą danej firmy. To, czego będziemy potrzebować, to prowadzenie ksiąg rachunkowych do celów podatkowych, innych ksiąg i ewidencji, a także sporządzanie zeznań i deklaracji.
Biuro rachunkowe online
Jest to rozwiązanie, które łączy najlepsze cechy tradycyjnego biura rachunkowego i samodzielnie prowadzonej księgowości online. Jest też dobrą alternatywą dla księgowości tradycyjnej, która bywa uciążliwa w związku z koniecznością systematycznego dostarczania dokumentów, brakiem dostępu od ręki do dokumentów firmowych czy niemożliwością korzystania z porad w zakresie księgowości, kadr i płac. Biuro rachunkowe online daje wszystkie te możliwości, obsługa finansowo-księgowa firmy jest zautomatyzowana.
Jak sama nazwa wskazuje, biuro rachunkowe online prowadzi obsługę firmy wyłącznie przez Internet lub telefon. Drogą internetową następuje przesyłanie wszelkich dokumentów finansowo-księgowych, porad można zasięgać zarówno drogą elektroniczną, jak i telefoniczną. Każdą sprawę rachunkową można załatwić nie wychodząc z domu.
Możemy, korzystając z biura rachunkowego online, częściowo samodzielnie wykonywać niektóre czynności, tj. wystawiać faktury przychodowe i wprowadzać do systemu faktury kosztowe w dostępnym programie. Ten zaś automatycznie naliczy podatki i uzupełni deklaracje podatkowe, natomiast wszystkie pozostałe czynności wykonują księgowi z biura. Są to na ogół wykwalifikowani specjaliści w zakresie prowadzenia rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS, dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów, prowadzenia kadr i płac, itp.
Co bardzo ważne, nasze dane, przechowywane w zasobach biura, są bezpieczne dzięki szyfrowanemu dostępowi. Ponadto, korzystając z biura online, nie ponosimy ryzyka w związku np. z chorobą pracownika – mamy zagwarantowaną ciągłość obsługi.
Księgowość online
Jeżeli mimo wszystko zdecydujemy się na samodzielne prowadzenie księgowości online, zapłacimy znacznie mniej niż za obsługę biura rachunkowego. To jedna z zalet. Główną jednak jest całodobowy, nieograniczony dostęp do finansów firmy, nie tylko z komputera, ale również ze smartfona dzięki aplikacjom mobilnym.
Systemy do księgowości internetowej są łatwe w obsłudze; umożliwiają generowanie KPiR, deklaracji ZUS, PIT, itp. dokumentów, zapamiętywanie danych kontrahentów i ich weryfikację w KRS. Wszelkie dokumenty są generowane elektronicznie i przesyłane do adresatów bez konieczności ich drukowania i podpisywania. W większości serwisów mamy możliwość skorzystania online z pomocy fachowej.
Księgowość online ma jednak wady. Przede wszystkim wymaga od nas znajomości prawa podatkowego, przynajmniej w podstawowym zakresie. Poza tym to my, a nie biuro rachunkowe, ponosimy odpowiedzialność za ewentualne błędy – o czym była już mowa wyżej.
Autor: Katarzyna Zgorzelska, w konsultacji z TEB Edukacja
