Z doświadczenia wiemy, że dla dużego grona debiutujących przedsiębiorców, wybór formy rozliczania działalności stanowi spory problem. Nie zawsze wiedzą oni z jakich form mogą skorzystać, na czym one polegają i z jakimi obowiązkami się wiążą. Z tego powodu w niniejszym artykule podjęliśmy próbę wyjaśnienia podstawowych zasad dokonywania firmowych rozliczeń.
Rachunkowość to nie tylko księgowość
Aby przejść do wyjaśnień dotyczących księgowości pełnej i uproszczonej, należy najpierw sprecyzować czym tak w ogóle księgowość jest i jak się ona ma do rachunkowości. Wiele osób posługuje się tymi terminami zamiennie, nie zdając sobie jednak sprawy z tego, że mają one różne znaczenia. O ile w potocznym rozumieniu zastępcze używanie tych terminów nie stanowi poważnego błędu, o tyle na gruncie finansów i regulujących je przepisów prawa, będzie już istotnym uchybieniem.
Spieszymy więc z wyjaśnieniem, że rachunkowość to pojęcie dużo szersze od księgowości, która w zasadzie stanowi element składowy rachunkowości. Kiedy mówimy o księgowaniu mamy na myśli gromadzenie dokumentów księgowych i ujmowanie zawartych w nich zdarzeń gospodarczych w prawem wymaganych ewidencjach. Dzięki tym działaniom uzyskujemy pieniężny, a niekiedy także ilościowy rejestr posiadanych składników majątkowych i źródeł finansowania, który przekłada się na obraz zmian zachodzących w majątku przedsiębiorstwa. Na jego podstawie możemy dokonać kalkulacji mającej na celu uzyskanie wiedzy o pełnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, która następnie znajdzie odzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym. A zatem oprócz księgowości, rachunkowość obejmuje także kalkulację oraz sprawozdawczość. Dzięki tym trzem aspektom możliwe jest uzyskanie pełnego i rzetelnego obrazu finansów przedsiębiorstwa oraz jego sytuacji majątkowej.
Skoro wiemy już, czym tak naprawdę jest księgowość i jaki jest jej cel, możemy przejść do rozróżnienia księgowości pełnej oraz uproszczonej.
Dlaczego niektóre firmy muszą prowadzić pełną księgowość i na czym ona polega?
Księgowość pełna to obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych według zasad zawartych w przepisach ustawy o rachunkowości. Obowiązują one spółki kapitałowe (czyli spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne i inne osoby prawne, a ponadto są obowiązkowe dla spółek jawnych i cywilnych prowadzonych przez osoby fizyczne, spółek partnerskich oraz osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko wtedy kiedy przychody tych podmiotów gospodarczych, wyrażone kwotą netto, za poprzedni rok obrotowy stanowiły co najmniej równowartość 1.200.000 euro, (czyli dla przychodów za 2015 r. kwotę 5.092.440 zł). Jeżeli jednak te podmioty gospodarcze, pomimo uzyskania przychodu poniżej ww. kwoty, chciałyby prowadzić pełną księgowość, mogą tego dokonać zawiadamiając o tym urząd skarbowy.
Pełna księgowość polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które tworzą: dziennik, księgę główną wraz z zestawieniem obrotów i sald jej kont, księgi pomocnicze wraz z zestawieniem sald ich kont, a także inwentarz składników aktywów oraz pasywów. W tak szeroko rozbudowanym systemie ewidencyjnym musi znaleźć odzwierciedlenie każda, nawet najmniejsza transakcja finansowa, niezależnie od tego w jakiej formie przepływu środków została dokonana. Wysoki stopień szczegółowości informacji zawieranych w księgach rachunkowych bywa z jednej strony uciążliwy, z drugiej jednak umożliwia precyzyjną i bieżącą kontrolę sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, a przy tym sprawniejsze i bardziej efektywne nim zarządzanie.
Prowadzenie tak rozbudowanego systemu ewidencjonowania nie jest jednak proste. Dlatego zdecydowana większość przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych wszelkiego rodzaju biurom rachunkowym, księgowym, czy podatkowym, albo na wydzielenie w strukturze przedsiębiorstwa odrębnego działu księgowego, zajmującego się tylko finansami. Z całą pewnością powierzenie tego zadania specjalistom jest najbardziej korzystnym rozwiązaniem. Dzięki temu przedsiębiorca nie traci cennego czasu na dokonywanie zapisów księgowych, a przy tym ma gwarancję rzetelności i poprawności ich prowadzenia. O zaletach księgowego outsourcingu pisaliśmy już wcześniej w artykule Outsourcing księgowy dla Legionowa, czyli o korzyściach z przekazania obsługi księgowej zewnętrznemu biuru księgowemu, którzy można odnaleźć na naszym blogu.
Zalety księgowości uproszczonej i powierzenia jej prowadzenia księgowemu
Z księgowości uproszczonej mogą skorzystać spółki jawne i cywilne osób fizycznych, a także spółki partnerskie oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychody netto nieprzekraczające wspomnianej wyżej kwoty 1.200.000 euro, której równowartość w 2015 r. stanowiła kwota 5.092.440 zł. Oczywiście tak jak już wcześniej wspominaliśmy – za uprzednim zgłoszeniem urzędu skarbowego, podmioty te mogą prowadzić pełną księgowość, jeżeli wyrażają taką wolę. Jeżeli natomiast przedsiębiorstwo rozliczające się dotychczas na zasadach uproszonych osiągnie wyższy przychód od wskazanego powyżej, musi zmienić sposób rozliczenia na pełną księgowość.
Zadaniem księgowości uproszczonej jest dostarczenie informacji o wysokości należnych do zapłaty podatków. Nie wynikają z niej w zasadzie żadne inne istotne informacje. Zasady jej prowadzenia są o wiele mniej skomplikowane niż te odnoszące się do pełnej księgowości – co jest jej najważniejsza zaletą. Kolejną zaś jest koszt jej prowadzenia – jeżeli decydujemy się na samodzielnie dokonywanie rozliczeń zostają one maksymalnie zminimalizowane, oczywiście z uwzględnieniem czasu poświęconego na dopełnienie koniecznych formalności. Dla przedsiębiorców wprawionych, księgujących od kilku do kilkunastu dokumentów miesięcznie nie zawierają one jednak wiele czasu i dlatego też spora cześć osób decyduje się na taki system rozliczeniowy. Jednak należy wówczas pamiętać, że w przypadku pojawienia się wątpliwości, niejasności lub zaistnienia błędów w rozliczeniach, będziemy także zdani sami na siebie. Z tego powodu oraz ze względów praktycznych, większa część przedsiębiorców korzysta jednak z usług księgowych świadczonych przez firmy zewnętrzne, bądź przez własnych pracowników. W przypadku powierzenia prowadzenia rozliczeń biurowi rachunkowemu koszt takiej usługi oscyluje zazwyczaj w granicach kilkuset złotych miesięcznie i jest zazwyczaj uzależniony od ilości księgowanych dokumentów. Biuro księgowe zapewnia ponadto pełną obsługę w zakresie ubezpieczeń społecznych, sporządza wymagane deklaracje, a także pośredniczy w kontaktach z organami podatkowymi. Warto się więc rzetelnie zastanowić, czy nie lepiej skupić się na prowadzeniu działalności i generowaniu zysku, a rozliczenia księgowe pozostawić specjalistom.
KPiR, ryczałt ewidencjonowany i karta podatkowa – czyli o różnych formach księgowości uproszczonej
Księgowość uproszczona może przybrać jedną z trzech poniżej wymienionych form:
1/ Księga Przychodów i Rozchodów
To zdecydowanie najpopularniejsza forma rozliczeń. Polega na bieżącym sumowaniu wpływów i wydatków, co pozwala na ustalenie różnicy pomiędzy przychodem a poniesionymi kosztami. Wysokość podatku należnego do zapłaty uzależniona jest od wysokości osiągniętego dochodu. Jeśli go nie ma, przedsiębiorca nie musi płacić podatku.
2/ Ryczałt ewidencjonowany
Ta forma prowadzenia księgowości polega na ewidencjonowania jedynie przychodów, bez konieczności prowadzenia ewidencji kosztów, które nie są w ogóle brane pod uwagę. Podatek obliczany jest procentową stawką od uzyskanego przychodu, a jego stawki są dla części rodzajów działalności niższe niż stawki skali podatkowej.
3/ Karta podatkowa
Rozliczanie się na zasadzie karty podatkowej polega na obowiązku zapłaty podatku w stałej, sprecyzowanej kwocie, bez względu na wysokość uzyskiwanych przychodów. Skorzystanie z tej formy rozliczenia jest ograniczone tylko dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej, a wysokość comiesięcznego podatku uzależniona jest od takich czynników, jak liczba mieszkańców miejscowości, w której znajduje się przedsiębiorstwo, czy liczba zatrudnianych pracowników.
W jaki sposób dokonać wyboru formy rozliczeń?
To jakich formalności należy dokonać, aby móc skorzystać z określonych form księgowości uproszczonej, jakie terminy wiążą przedsiębiorcę i jakie obowiązki się wiążą z ich wyborem, wyjaśnimy w kolejnym artykule, który pojawi się już niebawem na naszym blogu. Wspomnimy w nim także o obowiązkach związanych z podatkiem VAT i względem ZUS, aby każdy z naszych czytelników, mógł samodzielnie ułożyć własny kompletny kalendarz rozliczeń. Zapraszamy serdecznie do odwiedzania naszego bloga, a przedsiębiorców, w szczególności z okolic Legionowa, Serocka i Nowego Dworu Mazowieckiego do skorzystania z oferty biura rachunkowego Balance Sheet.
