To, jaki jest termin wystawienia faktury, jest ściśle regulowane przez polskie prawo. Terminy – tak, bo jest ich kilka – są istotne, ponieważ wiążą się one z powstaniem obowiązku podatkowego.

W praktyce oznacza to, że obie strony transakcji zobowiązane są do dokonania określonych kroków formalnych, które wynikają z ich działalności. W tym artykule przyjrzymy się temu, w którym momencie należy wystawiać faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Obowiązek fakturowania

Faktura jest dokumentem, który potwierdza dokonanie sprzedaży. Podatnik zobowiązany jest do udokumentowania w ten sposób dokonanej transakcji w następujących sytuacjach określonych przez ustawę o podatku od towarów i usług:

  • sprzedaż, dostawa, świadczenie usług dokonane na rzecz innego podatnika lub osoby, która podatnikiem nie jest,
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie i dostawa towarów,
  • sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju oraz z terytorium kraju.

Ustawa przewiduje jednak różne terminy wystawiania faktur – zasadę ogólną, odstępstwa od niej oraz sytuację, kiedy wystawiane są one przed dokonaniem sprzedaży. Rozpatrzmy kolejno wymienione przypadki.

Jaki jest termin wystawienia faktury przy zasadzie ogólnej

Fakturowanie zostało uregulowane w art. 106-108 ustawy VAT. To, jaki jest termin wystawienia faktury, wyjaśnia zasad ogólna, zgodnie z którą fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym odbyła się sprzedaż lub wykonanie usługi. Termin ten dotyczy faktur wystawianych na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, faktur VAT oraz zaliczkowych. Dość istotnym ułatwieniem, z którego chętnie korzystają tak wystawcy faktur, jak i ich odbiorcy, chociażby z Legionowa, jest to, że można wystawić jedną zbiorczą fakturę za wszystkie transakcje dokonanie przez kontrahenta w ciągu danego miesiąca, zamiast faktur pojedynczych dokumentujących każdą transakcję osobno.

rozliczenia firm - księgowość

Wyjątki od zasady ogólnej przy fakturowaniu

Późniejszy termin wystawiania faktur przypisany jest szeregowi sytuacji, do których zaliczamy:

  • świadczenie usług budowlanych oraz budowlano-montażowych – do 30. dnia od zakończenia wykonywania usługi;
  • drukowanie książek ((z pominięciem czasopism, ulotek, map) – do 90. dnia od chwili wykonania zlecenia;
  • dostawa drukowanych książek (z pominięciem czasopism, ulotek, map) – do 60. dnia od momentu wydania towaru;
  • zwrot opakowania – do 7. dnia od określonego w umowie terminu;
  • dostawę i dystrybucję energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej, a także gazu przewodowego – do momentu upływu terminu płatności;
  • świadczenie usług: stałej obsługi biurowej, prawnej, ochrony, przechowywania i dozoru mienia, ochrony osób, najmu, leasingu, dzierżawy, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych – do momentu upływu terminu płatności.

Wyłączeniu – zgodnie z art. 28b ustawy – podlegają tu usługi, jak import, gdzie nabywca jest podatnikiem.

Ponadto, ustawa przewiduje możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty. Nie może to być jednak wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi, dostawą towaru albo otrzymaniem zapłaty w części lub w całości.

Dobrze wiedzieć, kiedy fakturować

Czas na podsumowanie kwestii tego, jaki jest termin wystawienia faktury. W większości przypadków obowiązuje zasada ogólna zawarta w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą termin ten sięga 15. dnia następnego miesiąca po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru. W praktyce jednak najczęściej faktura wystawiana jest w momencie wydania towaru do doręczenia, momencie jego doręczenia lub wtedy, kiedy usługa zostaje wykonana. Ustawodawca przewidział jednak możliwość przesunięcia tego terminu o 30, 60, 90 dni lub do chwili upłynięcia termu opłaty zobowiązania. By dobrze prowadzić działalność, konieczne jest stosowne operowanie tymi terminami w praktyce.