Właściciele małych firm coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług biur rachunkowych. Niskie koszty obsługi oraz szeroki zakres działalności sprawiają, że takie rozwiązanie jest znacznie bardziej korzystne niż zatrudnienie pełnoetatowego księgowego. Wychodząc naprzeciw rosnącym oczekiwaniom klientów, wiele biur księgowych poszerzyło swoją ofertę o usługi wykonywane przez Internet. Warte rozważenia są zarówno księgowość zdalna, jak i mobilna.
Księgowość w postaci zdalnej
Głównym założeniem księgowości w postaci cyfrowej jest przeniesienie całości lub części dokumentacji rozliczeniowej do Internetu. Takie rozwiązanie ogranicza konieczność częstego odwiedzania biura rachunkowego na rzecz przesyłania informacji drogą cyfrową. Potrzebne dane przesyłane są za pomocą wiadomości e-mail lub specjalnych aplikacji. Tak skonstruowanym problemem zajmują się specjaliści, którzy następnie odsyłają klientowi przygotowaną fakturę VAT, czy też odpowiednie rozliczenia podatkowe również drogą elektroniczną.
Niewątpliwą zaletą cyfrowej księgowości jest oszczędność czasu – przedsiębiorca nie musi spędzać czasu czekając w długich kolejkach, czy też w korkach ulicznych. Aby uzyskać dostęp do pełnej dokumentacji księgowej potrzebny jest jedynie komputer z dostępem do Internetu. Zdalna forma prowadzenia księgowości pozwala na dostęp do danych w każdej chwili – w przeciwieństwie do tradycyjnej, gdzie dane dostępne są jedynie w godzinach pracy biura. Przechowywanie danych w postaci cyfrowej to nie tylko całodobowy dostęp do dokumentacji, ale również wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. Dzięki szyfrowanym połączeniom sieciowym oraz systemowi haseł, wyciek wrażliwych danych jest bardzo mało prawdopodobny.
Aplikacja mobilna zastąpi księgową
Alternatywą dla księgowości prowadzonej na odległość może być również korzystanie z aplikacji, które na podstawie wprowadzonych danych generują określony dokument. Taka forma księgowości nie wymaga ingerencji specjalistów – specjalny program komputerowy oblicza potrzebne dane, po czym na ich podstawie tworzy np. fakturę VAT. Dane przechowywane są w tzw. chmurze, czyli na serwerze internetowym, dzięki czemu dostęp do dokumentów można uzyskać w każdym miejscu i o każdej porze. Ogromną zaletą tego typu rozwiązania jest bardzo niski koszt prowadzenia księgowości – miesięczny dostęp do aplikacji można wykupić już za kilkanaście złotych. Wiele tego typu programów wyposażono dodatkowo w aplikacje mobilną, która pozwala na prowadzenie księgowości przez smartfon lub tablet. Księgowość mobilna świetnie sprawdzi się u osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Zdalnie czy mobilnie, czyli czy taniej zawsze znaczy lepiej?
Oba rozwiązania mają całą masę zalet. Wybór najlepszego rozwiązania zależy od rodzaju prowadzonej działalności, dostępnych środków oraz preferencji. Księgowość mobilna pozwala znacznie ograniczyć koszty, jednak wymaga większego zaangażowania właściciela firmy, z kolei rozliczenia zdalne lepiej sprawdzą się w firmach zatrudniających kilka osób, gdzie dokumentacja jest nieco bardziej skomplikowana.
Wybór optymalnej formy prowadzenia księgowości nie jest oczywisty. W wyborze najlepszej dla Ciebie pomoże biuro rachunkowe Balance Sheet, które oferuje rozwiązania szyte na miarę.
